Iekšējā dokumentu plūsma
Sintegras izveidotie dokumentu plūsmas risinājumi atrisina trīs galvenos uzdevumus: ievērojami palielina biznesa procesu efektivitāti, samazina uzņēmuma izmaksas, kas saistītas ar dokumentu plūsmu un palīdz tās vadībā.
Parasti galvenie uzdevumi dokumentu plūsmas vadībā ir vienotas darba kārtības uzturēšana, organizācija un kontrole atbilstoši spēkā esošajiem normatīviem visā organizācijā, tās filiālēs un struktūrvienībās, kā arī formu un metožu pilnveidošana darbā ar dokumentiem.
Sintegras speciālisti ir īstenojuši vairāk kā 30 dokumentu plūsmas ieviešanas projektu, kas ļāva uzņēmumiem organizēt vienotu informācijas vidi, nodrošināt kārtību lietvedībā un optimizēt procesus darbā ar dokumentiem.
Pieredze, kuru uzkrājuši Sintegras speciālisti, ļauj formulēt optimālu gatavu risinājumu kopu dokumentu plūsmas procesu automatizācijai:
· Organizācijas pārvaldības dokumentu plūsma;
· Līgumdokumentu plūsma;
· Elektroniskais arhīvs;
· Kopdarbs;
· Korporatīvais portāls;
· Analītiskās atskaites;
· Sertifikācijas iestāde;
· Dokumentu plūsmas ievade;
· Vadītāja mobilais ofiss.
Risinājumi realizēti, izmantojot vadošo tirgus līderu platformas, kas paredzētas dokumentu plūsmas vadībai:
- EMC Documentum,
- Oracle,
- Alfresco,
- Microsoft Office SharePoint Server,
- Doclogix.
Sintegras risinājumi nodrošina caurspīdīgumu darbā ar dokumentiem, samazina laiku darbu izpildei, paaugstina informācijas drošības līmeni, palīdz uzņēmumam gūt papildus peļņu.
Ieviešanas rezultāti
- Nodrošināta juridiski tiesiska dokumentu plūsma.
- Dokumentu plūsmas vadības izdevumi daudzkārt samazinājušies.
- Arhīva uzturēšanas izdevumi dažos uzņēmumos samazinājušies līdz pat 80%.
- Dokumentu meklēšanas ātrums vairākkārt palielinājies.
- Jebkuru analītisko atbilžu formulēšana dokumentu plūsmas vadības griezumā aizņem ne vairāk kā dažas minūtes (atkarībā no atskaites veida), salīdzinot ar kādreizējo dienām un nedēļām ilgo gaidīšanas laiku.
- Ievērojami samazinājušies dokumentu sagatavošanas termiņi. Apstrādes, pārbaudes un saskaņošanas procesi tiek veikti operatīvi.
- Dokumentu pārskata procedūras standartizētas.
- Nodrošināta katra dokumenta kustības pārredzamība.
- Tiek ievēroti dokumentu izpildes reglamenti
- Sistēmā ievadīto dokumentu pazušana nav iespējama.
- Pieeja dokumentiem sadalīta līmeņos atbilstoši lietotājiem piešķirtajām tiesībām.
- Atskaites formulē viens darbinieks, kuram nav nepieciešamas papildu tehniskās zināšanas, nevis dažādu speciālistu grupa.
- Vadītāji operatīvi iegūst informāciju par dokumentu plūsmas disciplīnas ievērošanu uzņēmuma un atsevišķu izpildītāju griezumā, uzstāda KPI rādītājus darbiniekiem.
